Udział w imprezach masowych, jako narzędzie stymulowania eksportu

udział w targachWiele firm, rozpoczynających działania eksportowe, zastanawia się nad inwestycją wzięcia udziału w targach międzynarodowych. Imprez ściśle branżowych, ukierunkowanych na działania B2B, w trakcie całego roku odbywa się bardzo dużo. W tej sytuacji nasuwają się zatem pytania czy warto pojechać  Jeśli tak, to w jakim charakterze, jakie targi wybrać oraz w jaki sposób się przygotować do udziału? Firmy, które brały w przeszłości udział w takich wydarzeniach, mogą mieć doświadczenia pozytywne oraz negatywne, związane z różnymi sytuacjami zależnymi od firmy czy też od czynników zewnętrznych. W jaki sposób zatem uniknąć niepotrzebnych wydatków oraz zmaksymalizować efektywność inwestycji?

Decyzja

Przed podjęciem decyzji, czy firma powinna wziąć udział w targach, osoby decyzyjne powinny zastanowić się i znaleźć odpowiedź na zasadnicze pytanie: jaki cel firma planuje osiągnąć poprzez taką inwestycję? Właściwe określenie celu pozwoli w czasie późniejszym lepiej rozliczyć całe przedsięwzięcie. Cel powinien być prosto sformułowany np. firma X zamierza przedstawić swoją ofertę co najmniej 30 kontrahentom rzeczywiście zainteresowanym jej produktami.

Jeżeli obrany cel jest właściwie skonstruowany, łatwiej będzie wyciągnąć wnioski w przyszłości z inwestycji, np. firma spotkała się z 30 kontrahentami. Z każdym z nich odbyła godzinną rozmowę, jednak finalnie zostały podpisane jedynie 3 kontrakty. W takiej sytuacji firma może zakładać, iż samo przygotowanie do targów i realizacja takiego przedsięwzięcia była zrobiona poprawnie, a najprawdopodobniej kontrahenci zostali źle wybrani, przedstawienie oferty było nieczytelne lub (co też bardzo często się zdarza) firma nie przypominała się kontrahentowi po zakończeniu targów. Co poskutkowało urwaniem się dobrze zainicjowanej relacji.

Dla większości firm udział w targach jest okazją do:

  • spotkania przyszłych kontrahentów osobiście,
  • spotkania konkurencji,
  • odwiedzenia pozostałych firm biorących udział w targach (zdobycie dodatkowych kontaktów).

Mimo dużych szans które mogą pojawić się dla firmy w trakcie targów, należy zwrócić uwagę na znaczny koszt takiej inwestycji.W tej sytuacji kluczem do podjęcia właściwej decyzji jest należyte, wcześniejsze przygotowanie oraz zebranie potrzebnych informacji. Większość imprez targowych (branżowych) odbywa się co roku,  dlatego istnieje możliwość weryfikacji np.  ile osób odwiedziło targi, jaka była liczba wystawców. Zawsze można również napisać bezpośrednio do kilku firm z prośbą o zaopiniowanie udziału w targach. Jeśli firmy wyrażą się przychylnie, wówczas warto zastanowić się nad poczynieniem takiej inwestycji.  Sam udział w targach – szczególnie w roli wystawcy może znacząco podnieść wizerunek firmy w oczach kontrahentów (sytuacja finansowa firmy musi być dobra skoro firma ponosi inwestycję), w oczach przyszłych kontrahentów (firmie realnie zależy na zbudowaniu nowych kanałów dystrybucji) oraz konkurencji.

Jeśli firma podjęła decyzję, iż chce wziąć udział w targach, należy zastanowić się nad formą udziału w przedsięwzięciu.

Wystawca czy gość

meble dotacjeFirma może wziąć udział w imprezie jako wystawca lub przyjść na targi jako gość. Poniżej zaprezentowano podstawowe różnice:

Wystawca:

  • własne stoisko jest dużo bardziej prestiżowe, niż umawianie się z kontrahentami np. w kafeterii;
  • możliwość przedstawienia wszystkich materiałów dotyczących oferty w sposób interesujący (ekrany dotykowe, roll upy itp.);
  • istnieje większa szansa, iż zarówno goście targów, jak również pozostali wystawcy, odwiedzą nasz box.

Gość:

  • ma możliwość umawiania się na spotkania B2B za pośrednictwem aplikacji organizatora targów (jednak nie wszystkie targi dają taką możliwość),
  • koszty inwestycji są dużo niższe,
  • brak logistyki przewożenia materiałów oraz sprzętu.

Największym plusem posiadania wynajętego stoiska jest możliwość zaprezentowania firmy w sposób profesjonalny oraz kompleksowy. Liczba osób, do których dotrzemy z ofertą, również będzie dużo większa, niż w przypadku odwiedzania targów jako gość. Podstawowym czynnikiem w trakcie podejmowania decyzji o formie uczestnictwa w wydarzeniu są kwestie finansowe. Wynajęcie stoiska wraz z delegacją 3 pracowników na targi zagraniczne to koszt od 20 do 40 tysięcy złotych.  Podczas gdy koszt samego odwiedzenia targów będzie wielokrotnie niższy.

Warto, aby punktem wyjścia było zdefiniowanie celu: czy priorytetem jest dotarcie do dużej liczby gości z ofertą, czy może firma dokładnie wie z kim chce się spotkać i będzie próbować nawiązać takie relacje jako gość.