W ostatnim czasie liczni przedsiębiorcy zwracają się do nas z pytaniami dotyczącymi organizacji misji gospodarczej do innego kraju. Z tego powodu uznaliśmy, iż jest to dobry moment na napisanie na ten temat osobnego artykułu. Misja gospodarcza – to celowy wyjazd przedstawicieli firmy na spotkanie z kontrahentem (najczęściej z innego kraju). Zadaniem misji jest promocja oferty (przedstawienie oferty, szczegółów i próbek) oraz wypracowanie wstępnych stanowisk w zakresie potencjalnej współpracy. Tyle teorii, teraz praktyka. Zorganizowanie misji wyjazdowej wiążę się najczęściej z wysokimi kosztami dla firmy. Na całe zadanie składają się: diety dla pracowników, koszty transportu, zakwaterowanie oraz produkcja materiałów i próbek – koszt całości będzie uzależniony, przede wszystkim od kraju destynacji oraz liczby dni.
Przygotowania do misji rozpoczynamy od umówienia się z kontrahentami. Ze względu na wysokie koszty, rekomendujemy takie rezerwowanie spotkań aby maksymalnie wykorzystać czas. Plan dnia powinien zawierać co najmniej dwa spotkania na dzień. Spotkania najczęściej odbywać się będą w siedzibach naszych kontrahentów, dlatego dobrze jest mieć opracowaną mapę dojazdu oraz szacunkowy czas jaki potrzebujemy na transport. Spóźnienie zawsze zostanie źle odebrane przez naszych partnerów.
Drugim ważnym elementem organizacji misji będzie należyte przygotowanie materiałów promocyjnych. Przede wszystkim staranność tłumaczenia materiałów, przygotowanie pracowników do odpowiadania na pytania kontrahentów, czy jakość przygotowanych próbek produktów. Trzecim elementem powodzenia misji gospodarczej będzie skuteczne prowadzenie rozmów – szczególne zwrócenie uwagi na aspekty kultury biznesowej danego kraju; w tym, nie naciskanie na osiągnięcie porozumienia na pierwszym spotkaniu; zbyt oficjalne podejście do kontrahenta czy brak wyczucia intencji rozmówcy.
Korzystając z okazji wyjazdu, należy również sprawdzić czy w okolicy miejsca destynacji nie odbywają się targi lub konferencje, które mogą być związane z naszą firmą. Dobra organizacja (na przykład takie zaplanowanie wyjazdu aby wstrzelić się w daty targów) może zaoszczędzić sporo wydatków oraz może przynieść wysokie profity poprzez efektywniejsze spędzenie czasu misji.
Po odbyciu spotkania w ramach misji gospodarczej, należy umiejętnie i z wyczuciem utrzymywać relacje z kontrahentem. Dobrym terminem na przypomnienie się, będzie 5 dni po odbyciu spotkania. Prowadzenie rozmów, powinno opierać się na wzajemnym szacunku oraz budowaniu relacji. Z tego powodu, w ramach rewanżu powinniśmy zaprosić również naszego kontrahenta na odbycie wizytacji w naszej firmie.
Skuteczne przeprowadzenie misji, wymaga planowania oraz właściwego zaangażowania w budowanie relacji z kontrahentem. Poświęcony czas i środki powinny zostać tak wydatkowane aby przynieść jak najskuteczniejszy efekt. Wyjazd na misję gospodarczą powinien być przyczynkiem do rozwoju firmy i nawiązania nowych kontaktów; jest to jednak proces, który wymaga dużo zaangażowania oraz czasu. Korzyści z dobrze zorganizowanej misji jednak zawszą są potem większe, niż nakłady na jej przygotowanie.